Juan José Montiel Sanz
Tan solo el 5% de las actividades empresariales generan un valor auténtico. Un 35% son necesarias, aunque no valiosas, y el 60% restante no aporta nada, según Lean Enterprise Research Centre.
Así, ante la necesidad de mejorar la experiencia del cliente y optimizar los procesos surge la metodología Lean, una corriente ampliamente implementada en los entornos logísticos.
Y es que sus ventajas no son pocas: elimina las actividades que no aportan valor para poder obtener un servicio de mayor calidad que mejora la experiencia de los usuarios finales.
Sin embargo, en los últimos años, esta metodología ha ido diversificando sus ramas de aprendizaje, yendo más allá de su concepción original con técnicas como el Lean Kata.
¿Qué es el Lean Kata?
El término 'Kata' implica una forma estructurada de hacer las cosas. Tiene sus raíces en las artes marciales japonesas, donde los alumnos pasan gran parte de su tiempo practicando ejercicios para mejorar aspectos específicos. Al repetir un movimiento de manera constante, este se arraiga en la memoria muscular hasta que sucede como acto reflejo.
Sin embargo, la definición de kata que abordamos hoy se la debemos a Toyota, que la transformó en una práctica comercial convencional al adoptarla como parte de su sistema de producción.
En este sentido, el método Lean Kata permite mejorar progresivamente un proceso o actividad para que sea óptima – reducción de tiempos, disminución de costes – gracias al principio de repetición.
Estas acciones repetitivas permiten avanzar lento pero seguro, con poco esfuerzo, hacia la mejora constante, generando una mayor productividad.
¿Qué ventajas presenta para la logística?
Al igual que sucede con la metodología Lean Logistics - resultante de la adaptación del Lean a la industria -, la aplicación del Lean Kata al sector deviene en la identificación y eliminación de actividades que no añaden valor. De esta manera, las compañías de este ecosistema se pueden centrar en la máxima de esta filosofía: “hacer cada vez más con menos”.
Así, el Lean Kata presenta múltiples ventajas para la logística en particular y la cadena de suministro en general:
- Favorece la implantación de hábitos positivos
- Reduce el tiempo de ejecución de tareas
- Promueve el cambio “no agresivo”
- Mejora la calidad de los procesos
- Aumenta la productividad
- Garantiza la mejora continua
Los 4 pasos clave para su implementación
Antes de plantear la implementación de esta metodología en sus operativas, es importante tener en cuenta que el método Lean Kata se basa en 4 pasos clave.
Primer paso: identificación
El primer paso consiste, simple y llanamente, en identificar correctamente el desafío que desea abordar la organización de cara a los próximos años. La idea es que, una vez esté claro el reto, se establezca una meta a más corto plazo.
No es simplemente un resultado a lograr, sino que describe un comportamiento o modo de operar que debe ser adoptado para lograr un objetivo futuro. En ningún caso será una reacción inmediata a un problema observado en el presente.
Segundo paso: análisis
Una vez haya quedado definido el desafío a cumplir, debe determinarse con precisión cuál es la condición actual de la empresa. Esta fase requiere de un análisis en profundidad de sus procesos, de su organización interna… El objetivo es identificar las especificidades de cada proceso de la organización, pero sobre todo las posibles áreas de mejora.
Esta fase también debería permitir comprender mejor las debilidades y los activos de sus procesos actuales.
Tercer paso: visión
Establecido el reto y la situación actual, es el momento de establecer la primera meta que acercará a la empresa a su meta final. En pocas palabras, más que un resultado, es un proceso que se implementará o mejorará para acercarse al objetivo. Este debe ser:
- Ambicioso: debe permitir salir de lo común y proponer áreas de mejora en las que no se habían pensado antes.
- Claro: esto es fundamental para obtener mejoras eficientes y relevantes en los procesos actuales.
- Realista: ha de tener en cuenta los recursos de los que se disponen para evaluar si estos permitirán alcanzar los objetivos de mejora propuestos.
Cuarto paso: experimentación
La última fase para aplicar la metodología Lean Kata al sector logístico tiene su base en el principio de experimentación. Se trata de elegir y configurar uno o más experimentos para alcanzar los objetivos establecidos.
Estos permiten que las personas que tienen que realizar las tareas marcadas adquieran una serie de pautas entrenadas o ‘katas’ que permitirá avanzar de manera eficiente, resolviendo los problemas que afronta.
Las técnicas de la metodología Lean Kata, aplicadas de manera simultánea y entrenadas de la forma adecuada, generan en los individuos hábitos y posteriormente destrezas. Ello, sin duda, supone un beneficio para sectores como la logística que, compuesto por múltiples piezas, debe funcionar como un engranaje perfectamente engrasado.